業務棚卸し表の作り方｜項目・粒度・記入例

業務棚卸し表で整理すること、フロー図との違い

業務棚卸し表は、ある範囲(部署・拠点・会社)にどんな業務があるかを、1業務1行で一覧にしたものです。「何があるか」と「どのくらいあるか」を把握するための表で、「どの順番で行うか」は扱いません。順番と受け渡しは、業務フロー図が扱います。

両者の使い分けは、棚卸し表が先です。棚卸し表で業務の全体と数量をつかみ、件数が多い業務や複数の部署が関わる業務を選んで、フロー図を描きます。全業務のフロー図を描こうとすると、期限内に終わりません。フロー図の描き方は業務フロー図の作り方で扱っています。

棚卸し表の用途は3つです。改善の対象を選ぶこと、自動化や外部委託の候補を選ぶこと、担当者が代わっても業務が抜けないように引き継ぐことです。蒲郡市の仕様書では、全業務棚卸しの目的を「業務の集約、自動化や外部委託等による業務の効率化」としています。

最初にそろえる項目と、後から足す項目

列を増やしすぎると、記入する側が埋められずに止まります。最初は7列に絞り、必要になったら後から足します。次の列構成は、編集部が提案する記入項目です。

1. 業務名。「請求書を発行する」のように、動詞で終わる形で書きます。
2. 開始の合図。何が起きたらその業務が始まるか(メールが届く・月末になる・システムの通知など)。
3. 担当できる人数。実際にその業務を行える人の数。1人なら属人化の候補です。
4. 頻度。毎日・毎週・毎月・随時のどれか。
5. 月あたりの件数。概算で構いません。少ない月と多い月があれば両方書きます。
6. 1件あたりの時間。担当者の見積もりで構いません。見積もりであることを欄外に書きます。
7. 使うシステム・帳票。入力先のシステム名と、作る書類の名前。

後から足す列は、「例外の有無」「判断の有無」「担当者が1週間不在のときの影響」「自動化の候補か」の4つです。これらは、改善の対象を選ぶ段階で使います。最初から入れると、記入する側が判断に迷って手が止まります。

1行に何を書くか:粒度をそろえる記入例

各部署から集めた表が比べられない最大の原因は、1行の粒度が違うことです。ある部署は「経理業務」と1行で書き、別の部署は「金額を入力する」「上長に回す」「印刷する」と3行に分けます。1行の目安は、「1人の担当者が、1つの開始の合図から、1つの成果物を出すまで」です。

粗すぎる行は、件数も時間も付けられません。細かすぎる行は、行数が増えて全体が見えなくなります。「件数と時間を付けられる最大の粗さ」で1行にします。見本の行を1〜2行作って配ると、各部署の粒度がそろいます。

各部署から集めて、重複・抜け・不明点を確かめる

複数の部署から集めるときは、7列に「部署」の列を1つ足します。表を配って記入を待つだけでは、集まりません。見本行を付けて配り、記入の期限を1週間にし、期限の翌日に1部署30分の確認の時間を取ります。確認では、部署の帳票一覧とシステムの画面一覧を横に置き、「この帳票を作る業務はどの行ですか」と突き合わせます。帳票があるのに行がなければ、抜けです。

重複は、2つの部署が同じ業務を別の名前で書いている状態です。開始の合図と成果物が同じなら、同じ業務の可能性があります。ただし、同じ案件を2つの部署が分担しているのか、同じ処理を別々の案件で行っているのかは確かめます。同じ案件の同じ処理なら、どちらかの行に寄せ、部署の列に両部署を書きます。不明点は、推測で埋めずに「不明」と書き、確認相手と期限を付けて残します。

作って終わりにしない:管理担当と更新の時期

棚卸し表は、作った翌月から古くなります。表の先頭に、作成日・管理担当・次回更新日を書き、更新は半年に1回と、担当者が代わったときの2つの時期に行います。更新の担当は、各部署のタスクフォースの1人にします。

厚生労働省の「働き方・休み方改善ポータルサイト」は、業務が標準化されていない課題への対策として、仕事の棚卸しを行い、業務手順書を作成し、繁忙期の新規人材の教育に活用する取組を挙げています。棚卸し表は、表のままで終わらせず、手順書やフロー図の入口として使います。

棚卸し表で選んだ業務のフロー図を描く工程は、AI に任せる方法があります。ProcessAI は、担当者が AI と会話した内容(一般的な業務では20〜30分が目安)から業務フロー図の初稿を生成します。棚卸し表の1行ごとに担当者が会話すれば、表とフロー図がそろいます。